TIRAS.id — Seorang pemerhati masalah SDM sempat membahas konsep “bekerja dari jauh” (remote office – RO). Itu saya baca di sebuah majalah Trend Pria.
Dibahas juga di majalah pebisnis dan gaya hidup eksekutif sebelum terjadi Virus Covid-19 seperti sekarang ini.
Banyak perusahaan yang menerapkan konsep RO, tetapi pada umumnya berlaku bagi pegawai yang sifat pekerjaannya bersifat individual dan berhubungan dengan pihak klien/customer eksternal, misalnya konsultan, marketer, sales force.
Tetapi untuk pekerjaan ”back office” tampaknya belum banyak perusahaan menerapkan konsep seperti ini.
Pengertian dari pekerjaan back office pada intinya adalah pekerjaan yang bersifat non operasional, dapat diselesaikan secara mandiri oleh masing-masing pegawai. Jenis pekerjaan ini lebih banyak melakukan perencanaan, analisa, atau membuat sistem.
Pegawai back office dapat melakukan atau menyelesaikan pekerjaannya dalam usaha mencapai suatu target tertentu secara mandiri/independen dengan menggunakan kecanggihan teknologi internet atau alat komunikasi lainnya untuk berkoordinasi dan berkomunikasi sehari-hari, misalnya pegawai yang melakukan pekerjaan terkait dengan corporate planning, legal, audit, dsb.
Konsep RO selain sebagai salah satu solusi atas masalah jam kerja, juga memiliki benefit dari sisi efisiensi biaya dan membentuk budaya kerja pegawai. Dengan kata lain, seperti kata pepatah “sekali mendayung dua tiga pulau terlampaui”.
Istilah RO itu sendiri dapat diganti dengan istilah-istilah lainnya, misalnya “distance working”, “flexi time”, atau istilah lainnya, namun yang lebih penting adalah penerapan dari konsep itu sendiri.
Konsep ini perlu diterapkan bagi pegawai dari unit kerja “back office”, karena sebagai pegawai yang tidak menghasilkan revenue secara langsung bagi perusahaan, seharusnya memberikan dukungan yang optimal kepada perusahaan namun dengan biaya yang se-efisien mungkin, sehingga tidak membebani perusahaan.
Beberapa prinsip dasar dalam konsep tersebut dan benefit yang dapat diperoleh adalah sebagai berikut :
1 Pegawai bekerja di kantor secara bergiliran dalam suatu tim hanya untuk tatap muka atau koordinasi, misalnya 2 kali dalam seminggu, sedangkan untuk hari lainnya bekerja secara mandiri di luar kantor, termasuk di rumah;
2 Pegawai bekerja secara mandiri untuk menghasilkan ouput atau target mingguan (atau 2 mingguan) yang telah disepakati dengan masing-masing atasan langsung;
3 Di luar jadwal koordinasi atau tatap muka tersebut dalam poin 1, pegawai melakukan koordinasi melalui alat komunikasi perusahaan/pribadi (mis. email, telepon, intranet, dsb);
4 Tata ruang kantor pegawai didesain dengan konsep “work station minimalis”, dimana yang tersedia hanya meja & kursi kerja, meja & kursi diskusi/rapat, perlengkapan kerja (a.l. printer, mesin foto copy), dan telepon yang didesain sebagai milik bersama.
Untuk filing dokumen, jika perlu, disediakan lemari untuk arsip/filing bersama. Arsip yang perlu disimpan adalah yang terkait dengan legalitas dokumen, sedangkan untuk korespondensi / komunikasi menggunakan email dan jaringan komunikasi non dokumen lainnya.
Bagi para personel TNI/Polri atau Petugas Kesehatan, arti WFH itu bukan work from home, tapi work for home. Mengingatkan personel dan masyarakat untuk selalu menjaga kebersihan untuk terhindar dari penularan virus corona.
Presiden Joko Widodo mengimbau masyarakat untuk belajar, beribadah dan bekerja dari rumah. Beberapa perusahaan sudah menerapkan kebijakan WFH, terlihat dari pergeseran lalu lintas data internet ke wilayah perumahan selama jam kerja.
Sebenarnya, istilah work from home sudah tidak asing lagi untuk banyak orang. Para freelancer, karyawan startup, dan perusahan besar lain selama ini banyak yang sudah biasa remote working atau bekerja dari mana saja. Namun, remote working atau WFH di tengah-tengah pandemi COVID-19 tentu akan beda rasanya.
Tipsnya, siapkan tempat kerja khusus. Pastikan koneksi internet aman. Namanya juga WFH yang basisnya online, fungsi teknologi harus bener-bener dimanfaatkan dengan baik.
Buatlah to-do list pekerjaan setiap hari. Atur waktu istirahat. Misalnya, setiap 25 menit bekerja, ambillah 5 menit untuk bersantai. Minum penting agar tak terhidrasi.
Mengambil camilan, ngobrol dengan anggota keluarga di rumah, hingga chat dengan teman untuk bertukar candaan. Jaga kesehatan psikis.
Bekerjalah sesuai dengan waktu kerja normal. Jangan lupa mandi pagi dan kenakan pakaian kerja. Tentu biar segar. Ya, tulisan ini dibuat, dari rumah. Sesekali, ngecek dan komen di FB dan WhatsApp. Seru juga.
Penulis yakin bahwa dengan adanya kualitas hidup yang seimbang (life balance) seorang pegawai akan memberikan dampak positif bagi perusahaan dan lingkungan, termasuk tentu saja bagi anak dan keluarganya. Semoga.
