KEKINIAN

Rahasia Mengundang Wartawan & Beritanya Dimuat

Oleh: S.S Budi Rahardjo (Praktisi Komunikasi Era Digital)

Kiat Mengundang Wartawan & Beritanya Dimuat, Ini Rahasianya

Ada beberapa penyebab mengapa wartawan “emoh” datang ke press conference

Kiat Mengundang Wartawan & Beritanya Dimuat, Ini Rahasianya

Seorang teman yang bekerja di sebuah perusahaan retail mengeluh kepada saya.

Sebagai Piar yang diorder, ia merasa tidak mampu menjalankan peran dengan baik, karena gawean press conference yang telah dirancang sejak dua bulan bisa dibilang gagal total.

Maksudnya gagal total adalah, dari target 50-70 wartawan yang hadir, hanya 10 media saja yang muncul dalam peluncuran produk terbaru perusahaannya itu.

Padahal, menurut pengakuan teman saya itu, ia sudah menyiapkan dengan baik segala hal yang diperlukan termasuk materi dan nara sumber yang berkompeten untuk diwawancarai oleh rekan-rekan jurnalis.

Di tengah situasi, media massa yang “bejibun” dan banyaknya media online yang “berserakan” ia harus menelan pil pahit.

Lebih dari itu, ia pun harus siap kalau prestasi kerja ia dan timnya dinilai rendah oleh atasannya.

Memang, kehadiran media dalam jumlah yang cukup banyak masih merupakan tolok ukur sukses atau tidaknya suatu press conference.

Penilaian yang wajar, karena hal ini berpengaruh terhadap eksposur atau luasnya pemberitaan. Apalagi jika hal itu menyangkut peluncuran produk atau layanan baru.

Pemberitaan yang merata oleh berbagai media, baik cetak, online maupun elektronik, diharapkan mampu menjangkau segenap konsumen atau masyarakat. Sehingga mereka bisa mengetahui berbagai kelebihan yang ditawarkan produk baru, yang dapat berujung pada peningkatan penjualan.

Namun kehadiran media yang cukup banyak, tidak menjamin juga bahwa eksposur pemberitaan akan luas. Faktanya, tak sedikit press conference yang menelan biaya besar dan dihadiri oleh banyak media, hanya memunculkan segelintir berita saja.

Semua ada kiat atau “rahasianya”.

Secara umum, bisa dipaparkan di sini. Diperlukan kejelian agar media mau menghadiri “gawean” yang telah dirancang sehingga mampu memenuhi target yang telah ditetapkan.

Karena jika ditelisik, ada beberapa penyebab mengapa wartawan “emoh” datang ke press conference. Seperti tempat dan hari yang tidak pas, bentrok dengan event sejenis atau event lain yang lebih memiliki daya tarik bagi wartawan, nara sumber yang membosankan.

Jangan lupa, faktor lainnya. Jaringan “pressklar” perlu juga. Misalnya kalaupun datang, ternyata wartawan tidak menulis. Atau pun kalau menulis, materi yang diangkat tidak sesuai dengan tema yang diusung alias miss leading.

Nah, agar media yang diundang dapat hadir dan mendapatkan output maksimal melalui pemberitaan yang luas, berikut adalah beberapa poin penting menyangkut persiapan press conference.

Ada jokes: Mengundang wartawan gampang, yang susah itu saat mulangin mereka.

Tentukan Hari yang Tepat

Penentuan hari untuk digelarnya press conference sesungguhnya tak terlalu sulit, umumnya disesuaikan dengan agenda dan rutinitas wartawan.

Banyak perusahaan yang memilih pada hari Rabu atau Kamis.

Ini adalah dua hari yang paling bagus karena media-media umumnya tengah on-fire memburu berita. Namun karena dianggap paling baik, konsekwensinya bisa bentrok dengan jadwal press conference yang digelar perusahaan lain bahkan oleh kompetitor.

Kalau tema dan waktunya sama, media pun juga bingung. Otomatis salah satunya akan dikalahkan. Apakah level jurnalisnya atau malah tidak datang sama sekali.

Nah, tak ada salahnya mencoba melakukan press conference di hari Senin atau Selasa.

Pemilihan pada dua hari itu, malah berpeluang berita akan dapat tayang tanpa penundaaan. Karena stok berita yang dimiliki media pada awal pekan biasanya juga tidak terlalu banyak.

Hindari melakukan press conference di pada hari Jumat atau akhir pekan.
Selain waktu yang terbatas, penayangannya pun bisa ditunda ke pekan depan, terutama oleh media-media cetak. Sehingga berita yang dimuat akan terasa basi.

Pelaksanaan press conference diakhir pekan, seperti Sabtu dan Minggu dapat dimungkinkan, sepanjang event itu menawarkan daya tarik seperti olahraga dan hiburan dengan public figure yang memiliki kharisma kuat di mata media.

Pilih Media yang Dikenal Luas dan Related

Era digital memberikan pilihan yang lebih banyak bagi PR officer.

Meski media mainstream umumnya masih didominasi oleh media cetak, namun dalam daftar undangan, kini media-media online mulai mengimbangi jumlah media konvensional.

Membuat peluang berita untuk tayang atau disebarluaskan juga semakin besar. Bahkan blogger pun kerap diundang.

Itu berarti, media alternatif atau citizen journalism semakin “mewarnai” industri pers Tanah Air.

Ke depan, seiring dengan pergeseran gaya hidup masyarakat dalam mengkonsumsi berita melalui gadget (smartphone, tablet atau laptop), popularitas media online akan semakin membesar.

Kelebihan dalam hal kecepatan, jangkauan yang luas dan variasi berita tak hanya teks namun juga foto dan video, membuat media online selangkah di depan media cetak. Sehingga PR officer juga diuntungkan karena dapat mengukur secara cepat efektifitas suatu pemberitaan.

Meski demikian, PR officer sebaiknya tetap memegang prinsip bahwa hanya media-media berkompeten atau related saja yang dapat hadir pada acara press conference. Pasalnya, masing-masing media atau jurnalis memiliki kompetensi yang direpresentasikan dengan desk atau tanggung jawabnya.

Bagaimana pun kita perlu mengenali, siapa saja yang ditargetkan untuk diundang, dan diharapkan akan menulis. Misalnya apakah wartawan bidang teknologi, keuangan, ekonomi (bisnis, perdagangan, properti), politik, olahraga dan lainnya.

Tipe wartawan di metropolitan seperti Jakarta, biasanya juga berbeda dengan yang di daerah.

Para wartawan di Jakarta biasanya men-cover area-area yang lebih spesifik. Misalnya wartawan telekomunikasi, wartawan bursa, wartawan industri, lifestyle, politik, olahraga dan lainnya.Mereka juga memiliki komunitas masing-masing yang dapat dimanfaatkan untuk mengenal lebih jauh.

Sementara, di daerah, biasanya wartawan lebih umum, artinya seorang wartawan bisa saja bertugas meng-cover banyak sektor. Apalagi jika wartawan tersebut adalah koresponden sebuah media ibu kota, dimana ia bertugas meliput pelbagai hal alias gado-gado.

Cari Tempat dan Waktu yang Cocok

Tempat untuk digelarnya press conference haruslah strategis. Sekarang malah bisa pakai webinar.

Apa pun pilihan tempatnya, sebaiknya hal itu disesuaikan dengan message yang ingin disampaikan, apakah formal atau non formal.

Tentukan Key Message

Pesan inti (key message) berhubungan dengan materi yang ingin disampaikan.

Biasanya dibuat dalam bentuk press release atau siaran pers sebanyak 1,5 halaman.

Key message, biasanya paling banyak memuat tiga pokok penting sebagai ”terjemahan” dari isi program/produk yang akan diluncurkan, atau performa perusahaan. Misalnya, jika itu adalah ponsel baru, apa fitur paling keren (killer feature), harga fantastis dan perbandingan dengan produk sejenis.

Key messages harus dibuat jelas dan tidak menimbulkan intepretasi berbeda.

Ia tidak harus bombastis, namun menawarkan sesuatu yang belum pernah diketahui sebelumnya oleh media. Misalnya pertama kali terjadi, angka atau suatu jumlah yang besar, nama besar, lembaga, pertama kali terjadi, dan keunikan lainnya.

Ingat, bagi media yang terpenting adalah apa yang terbaru atau paling menarik, bukan pada materi-materi yang disodorkan.

Sebagai pelengkap key messages, persoalan makro atau tren yang tengah berkembang juga dapat diulas dengan tujuan memberikan pencerahan (enlightment) kepada media.

Kemudian isu makro itu dikaitkan dengan kepentingan perusahaan sehingga dapat memperkuat news value.

Pada akhirnya, informasi yang ingin disampaikan bukan cuma untuk kepentingan korporasi, tapi pers pun merasa perlu untuk mempublikasikan informasi tambahan itu karena menilai informasi tersebut memang diperlukan pembaca.

Adanya key messages dan info tambahan yang related dengan isu utama, membuat kerja wartawan akan semakin mudah. Mereka tinggal melengkapinya lewat kutipan langsung dari nara sumber yang hadir pada saat presentasi atau melakukan wawancara secara lanngsung.

Hal ini sekaligus mengurangi potensi penyimpangan berita (miss leading).

Siapkan Nara Sumber

Gelaran press conference, umumnya selalu diisi dengan presentasi dan diakhiri dengan sesi tanya jawab. Itu sebabnya penunjukan nara sumber sebaiknya sudah ditetapkan jauh-jauh hari. Baik yang akan memberi presentasi maupun untuk menjawab pertanyaan wartawan.

Kehadiran nara sumber sekelas direktur utama atau pejabat selevel direktur, menunjukkan bobot atau keseriusan perusahaan dalam menggelar press conference.

Hal ini merupakan poin penting yang dapat mendorong kehadiran media yang membutuhkan informasi yang kredibel karena mereka memperolehnya dari nara sumber utama.

Selain nara sumber internal, PR officer juga dapat menyiapkan nara sumber dari pihak luar, sebagai key opinion leader yang dapat memperkuat message yang akan disampaikan.

Nara sumber bisa berasal dari kalangan akademisi, praktisi, public figure, politisi, birokrat, dan lainnya disesuaikan dengan tema dan target yang ingin dicapai dari press conference itu.

Penting untuk diingat, pemilihan key opinion leader dari pihak luar tidak sekedar menyangkut kompetensi yang relevan dan diakui para wartawan. Namun juga memiliki kapasitas lain, yakni acceptable dan komunikatif.

Hindari pemilihan nara sumber yang bergaya seperti dosen, karena cenderung satu arah, menggurui dan membosankan.

Strict Pada Run Down
Umumnya press conference berlangsung 2 atau 2,5 jam, dengan waktu efektif sekitar 1 jam saja, termasuk puncak acara dan tanya jawab dengan media.

Karena itu, pembuatan run down sangat penting untuk mengatur jadwal yang disesuaikan dengan bobotnya.

Hindari acara yang terlalu ‘ngaret’, karena ini akan berdampak pada kejenuhan wartawan menunggu nara sumber. Bahkan, wartawan bisa saja meninggalkan acara sebelumnya press conference berlangsung.

Evaluasi
Keberhasilan suatu press conference setidaknya diukur dari tiga hal pokok.

Pertama, media yang diundang sebagian besar hadir atau mengirimkan perwakilan dalam press conference tersebut.

Kedua, sebagian besar media yang yang hadir pun kemudian menulis.

Ketiga, berita-berita yang kemudian muncul di media, sama atau tidak terlalu menyimpang (miss leading) dari key messages yang sudah kita persiapkan.

Untuk media-media yang tidak hadir karena satu dan lain hal, PR officer dapat berinisiatif mengirimkan press release ke masing-masing media, dilengkapi dengan keterangan tambahan atau foto yang menerangkan acara dan nara sumber, lengkap dengan nama dan jabatan.

Pemuatan berita umumnya dilakukan satu – enam hari setelah selesainya press conference.

Khusus untuk media-media online, umumnya dapat tayang satu atau dua jam setelahnya.

Untuk itu, PR officer (koordinator wartawan) dapat melakukan monitoring dengan mengacu pada tiga parameter, yakni (1) media-mana mana saja yang memuat, (2) jumlah pemberitaan dalam satu media, (3) artikel yang diangkat apakah sesuai dengan tema.

Sebagai bahan evaluasi, PR officer juga bisa berinteraksi dengan masing-masing wartawan untuk mendapatkan feedback agar press conference selanjutnya dapat dilaksanakan lebih baik lagi. Termasuk melakukan pendekatan “personal” ke media-media

Gaya hidup mobile (mobile life style) tak lagi sekedar menjadi jargon.

Media cetak masih menjadi pilihan kaum usia 40 tahun ke atas, sementara generasi Y senang dengan media online dan enggan berlangganan surat kabar.

Realitasnya, saya sebagai CEO di majalah eksekutif dan Pemred di majalah MATRA, pendapatan masih di majalah edisi cetak, untuk e-magazine atau online belum begitu baik.

Majalah bulanan menjadi pilihan, karena lebih humanis. Pembahasannya lebih dalam dan menjadi inspirasi. Majalah dipegang, dan disenangi oleh kaum “berduit”.

Majalah cetak kerap dijadikan goodybag saat perusahaan ulang tahun, hingga dipajang di ruang tamu atau ruang tunggu, sebagai bagian dari eksistensi.

Usia pemegang keputusan, pebisnis dan kepala rumah tangga, masih suka majalah cetak. Sehingga pemasang iklan lebih “syur” memasang iklan di majalah bulanan semacam majalah eksekutif atau matra.

Ini ciyus loh. Tapi, untuk ragam kiat, agar dimuat beritanya di media massa online, masih ada rahasia lain. Di atas, hanya sekedar teori.

Mau tahu lagi? Ya, whatsaps ke 0816-1945288 saja. Tapi, ini rahasia ya…

Kiat Mengundang Wartawan & Beritanya Dimuat, Ini Rahasianya

Kiat Mengundang Wartawan & Beritanya Dimuat, Ini Rahasianya

Teorinya seperti ini. Tapi realitas kehidupan tak sampai di sini, apalagi di era digital. Kiatnya bisa langsung hubungi coach di atas.

a) Media relations merupakan hubungan perusahaan dengan semua media massa – media cetak, media elektronik, dan online/internet.

b) Tujuan diadakannya media relations adalah menciptakan pengetahuan dan pemahaman. Media relations bukan semata-mata untuk menyebarkan suatu pesan sesuai keinginan perusahaan atau klien demi mendapatkan suatu citra yang lebih baik daripada aslinya di mata umum.

c) Baik atau buruknya humas akan diukur dari kejujuran dan kenetralan dalam memberikan informasi kepada masyarakat melalui media.

d) Dengan sikap jujur dan netral ini humas mengutamakan kepentingan publik (pembaca, pendengar atau pemirsa). Diharapkan melalui sambutan khalayak dengan sendirinya akan memberikan citra positif bagi perusahaan.


B. Memahami Media & Hubungan Baik

Pemahaman tentang media diharapkan menjadi jalan menciptakan hubungan baik dengan media massa.

Ini akan memperlancar kegiatan media relations. Misalnya, Press release yang dikirimkan akan lebih diprioritaskan bila sudah ada hubungan yang baik. Begitu juga penyiaran iklan akan lebih dibantu agar efektif. Undangan konperensi pers akan lebih diutamakan daripada undangan serupa dari organisasi lain (pesaing).

Jangan memahami media terbatas pada atau diartikan hanya sebagai upaya menelepon media untuk menanyakan “kapan deadline naskah dari humas harus diserahkan ke meja redaksi untuk bisa dimuat”.

 

Seorang humas harus mengetahui seluk beluk media dan coba berhubungan baik dengan media itu. Hubungan baik dengan media massa dapat dilakukan dengan, a.l.:

(a) melakukan kunjungan kepada redaksi media,
(b) mengirimkan kalender atau agenda tahunan,
(c) mengucapkan selamat jika media massa berulang tahun,
(d) mengucapkan belasungkawa bila wartawannya dapat musibah,
(e) mengadakan pertandingan olahraga persahabatan,
(f) mengajak berpartisipasi dalam kegiatan lainnya.

1. Mengetahui karakteristik media

Karakteristik media massa yang perlu diketahui humas untuk menentukan media massa yang tepat guna menyampaikan informasi kepada masyarakat adalah, a.l.: kebijakan editorial, frekuensi penerbitan, tanggal terbit, proses percetakan, daerah sirkulasi, jangkauan pembaca, dan jaringan distribusi.

Pengetahuan mengenai karakteristik media tersebut akan membantu humas memilih media yang tepat dalam rangka publikasi informasi organisasinya.

2. Punya kemampuan dasar jurnalistik

Tugas utama humas dalam media relations adalah memasok informasi yang layak diterbitkan kepada media massa.

Untuk itu humas harus bisa menulis dan membuat berita. Jadi seorang humas harus memiliki kemampuan dasar-dasar jurnalistik seperti tahu jenis-jenis berita, makna news value dan teknik penulisan berita. Kepemilikan kemampuan ini akan membantu humas dalam upayanya memasok informasi ke media.

3. Mengorganisasi acara media

Informasi yang dipasok kepada media massa bukan hanya proses pengiriman materi press release atau news release namun juga melalui penyelenggaraan acara-acara media seperti konferensi pers, resepsi pers, kunjungan pers, dan press upgrading (penyuluhan pers).

4. Kemungkinan potensi konflik

Hal yang harus diperhatikan dalam kegiatan media relations adalah adanya kemungkinan terjadi konflik antara PR dan media karena terdapat perbedaan tanggung jawab dan loyalitas.

Public Relation bertanggung jawab terhadap perusahaan sedangkan media harus bertanggungjawab kepada pembacanya. Keduanya sama-sama profesi di bidang komunikasi. Kedua pihak punya kepentingan dan kepedulian yang sama terhadap informasi.

Aktivitas PR dan media tetap didasarkan pada prinsip yang sama, sebagai mediator yang menjembatani kepentingan pihak yang berinteraksi karena informasi yang disalurkan terkait dengan kegiatan mereka.


C. Prinsip-prinsip Media relations

MELAYANI MEDIA. Misalnya PR harus mampu menciptakan kerjasama dengan media. PR harus menciptakan suatu hubungan timbal balik.

HUBUNGAN PERSONAL. Punya hubungan pribadi dengan media akan mendasari keterbukaan dan saling menghormati profesi masing-masing.

DAPAT DIPERCAYA. Misalnya selalu menyiapkan bahan-bahan informasi akurat di mana dan kapan saja diminta. Wartawan selalu ingin tahu sumber berita paling baik untuk mendapatkan informasi yang akurat dan hubungan timbal balik terjalin semakin erat.

MEMASOK INFORMASI. Memberikan naskah yang baik, menarik perhatian, penggandaan gambar/foto, pembuatan teks gambar/foto dengan baik. Juga pengiriman news release yang baik sehingga hanya sedikit perlu penulisan ulang atau menyuntingnya.

KERJASAMA BAIK. Kerjasama perlu dalam menyediakan informasi, misalnya merancang wawancara dengan orang yang dibutuhkan oleh pers ketika itu.

SARANA MEMADAI. Penyediaan fasilitas mendasar yang memadai penting juga, misalnya, menyediakan ruangan wawancara buat wartawan sewaktu mencari berita.

D. Wawancara Media

Wawancara dapat berlangsung spontan atau direncanakan.

Wawancara spontan bisa saja terjadi pada pertemuan di kantor, seminar, peresmian, resepsi pernikahan, saat melayat, dan lain-lain.

Kendati suasananya bersifat spontan harus diyakini bahwa wawancara dengan media akan dimuat sehingga PR atau pejabat perusahaan sebagai narasumber berita harus selalu siap untuk diwawancarai pers di manapaun juga.

Humas dapat bertindak aktif atau defensif (reaktif) dalam wawancara. Waktu bertindak aktif mereka memberikan wawancara kepada wartawan. Mereka bersikap defensif ketika seorang wartawan menghubunginya untuk meminta wawancara dengan seseorang di dalam oerganisasi/perusahaan.

Sewaktu dihubungi Humas harus memutuskan, perusahaan akan menanggapinya dan dipikirkan kepada siapa wawancara akan diberikan.

Kemampuan wawancara dengan media bagi humas atau manajemen adalah ketrampilan komunikasi (skill in communications), jadi harus siap sebagai narasumber untuk wawancara.

Persiapannya dengan menggali data yang diperlukan dalam membahas satu topik. Humas/manajemen harus mengikuti perkembangan di bidangnya agar bisa menjadi nara sumber baik, bagi suatu wawancara spontan maupun wawancara yang direncanakan.

Bila memerlukan bahan-bahan untuk suatu wawancara, maka segala bentuk referensi, dokumentasi, filling, dan fact finding yang telah dilakukan perlu disiapkan untuk menjawab berbagai pertanyaan dalam wawancara. Kesiapan itu pasti tampak pada kesigapan humas atau manajemen menjawab.

Beberapa Tips Wawancara

Beberapa hal yang harus diperhatikan saat diwawancarai media adalah:

a) Pertanyaan wartawan hendaknya dijawab sebagaimana mestinya kecuali jika menyangkut informasi rahasia atau tidak/belum boleh diumumkan.
b) Sedapat mungkin hindari pemberian keterangan yang sifatnya off the record.
c) Jangan memberikan jawaban yang sifatnya belum pasti, berandai-andai, teoritik, apalagi berfalsafah.
d) Kepada media hendaknya diberikan uraian pelengkap atau background material guna melengkapi suatu penulisan artikel.
e) Jangan emosional atau kehilangan kendali emosi saat bertanya-jawab dengan wartawan.

E. Menggelar Konferensi Pers

Konferensi pers adalah kegiatan mengundang wartawan untuk berdialog soal materi yang telah disiapkan secara matang oleh Humas. Sasaran pertemuan tersebut adalah agar substansinya dapat dimuat media massa dari wartawan yang diundang.

Tujuan konferensi pers

(a) menyebarkan informasi positif kepada publik (masyarakat luas) tentang perusahaan seperti penandatanagan kerja sama, ekspor perdana, pergantian direksi dan public expose.

(b) menetralisir atau membantah berita yang tidak benar/negatif tentang perusahaan, manajemen, karyawan, produk/jasa, dan lainnya.

(c) meningkatkan image yang dapat menunjang pemasaran dan penjualan suatu produk/jasa seperti pengenalan produk baru, ekspansi ekspor dan prestasi perusahaan, dan lainnya.

(d) membina hubungan (baik) secara langsung dengan pers.

Persiapan Konferensi Pers

(a) Kirimkan undangan kepada redaksi minimal tiga hari sebelum konferensi pers dilangsungkan.

(b) Cek kembali undangan yang sudah dikirimkan, apakah sudah diterima atau belum oleh redaksi, apakah ada wartwan yang bisa hadir dalam konferensi pers tersebut.

(c) Membuat news release tentang topic yang ingin disampaikan kepada pers dalam konferensi pers. Biasanya dimasukkan dalam press kit yang berisikan berbagai informasi perusahaan seperti brosur, profil dan laporan tahunan.

(d) Menunjuk juru bicara dalam konferensi pers yang mengetahui betul permasalahan yang dibahas dalam konferensi pers tersebut. Biasanya terdiri dari beberapa orang yang sesyuai dengan bidangnya masing-masing dan satu sama lain saling menunjang.

(e) Menyiapkan tempat pertemuan sesuai dengan jumlah wartawan diundang termasuk tempat untuk panitia dan tuan rumah.

(f) Dalam presentasi konferensi pers sebaiknya dilengkapi dengan alat bantu media seperti slide, OHP dan video.

(g) Bilamana konferensi pers dilakukan sebelum dan sesudah makan siang, siapkan makanan kecil dan minumannya.

(h) Membuat daftar hadir/buku tamu khusus bagi wartawan. Siapkan ruang atau kolom untuk wartawan yang tidak diundang.

(i) Sediakan suvenir untuk para wartawan undangan.

(j) Konferensi pers diatur berlangsung ringkas dan padat agar waktu tidak terbuang bagi kalangan pers.

(k) Jika dalam konferensi pers terdapat wartawan tak diundang atau datang karena dibawa temannya, tetap dia (mereka) dilayani dan terima baik-baik.

https://sociabuzz.com/tiras/tribe

Tinggalkan Balasan